Devis, conditions générales de vente, bon de commande : les documents d’une mission

Les documents commerciaux d’un micro-entrepreneur

Service-Public Entreprendre (fiche « Documents commerciaux d’une micro-entreprise », vérifiée le 8 décembre 2025) regroupe sous ce terme tous les documents utilisés dans les relations commerciales : factures, conditions générales de vente (CGV), devis, tarifs et documents publicitaires, bons de commande et de livraison, courriers et e-mails commerciaux. La fiche insiste : il faut veiller à ce que chacun de ces documents soit prêt avant toute relation commerciale, car chacun doit respecter un certain format et comporter des mentions obligatoires. Cela vaut aussi pour les mentions obligatoires d’un site internet, comme les mentions légales et les informations liées au RGPD.

Le devis : recommandé, rarement obligatoire

La fiche est claire : « Le devis n’est pas un document systématiquement obligatoire, sauf dans certains secteurs : bâtiment, services à la personne, déménagement, etc. » En dehors de ces cas, la remise d’un devis n’est pas obligatoire, tant que la micro-entreprise peut remettre au client tout autre document d’information précontractuelle, telles que des CGV par exemple. Le devis, comme les CGV, fait partie des documents précontractuels, c’est-à-dire ceux qui sont fournis au client avant un éventuel achat.

Pour une mission étudiante, nous recommandons pourtant un devis systématique : il fixe le périmètre, la charge en jours-homme, le prix, le calendrier et les modalités de paiement, et il devient la base du cahier des charges (voir Cadrer une mission). C’est votre meilleure protection contre le « pendant qu’on y est ».

Les CGV : pas obligatoires entre professionnels

Le contenu des CGV dépend de la nature du client. Entre professionnels, les CGV ne sont pas obligatoires ; en revanche, si elles existent et qu’un client professionnel en fait la demande, l’entreprise est tenue de les communiquer. Si vous en rédigez, elles doivent alors comporter :

• les conditions d’exécution de la prestation (notamment la date d’exécution) ;
• les éléments de détermination du prix : barème des prix et éventuelles réductions. La fiche recommande d’indiquer un barème en prix hors taxes ;
• les conditions de règlement : indiquer le délai de paiement n’est pas obligatoire, mais à défaut le prix doit être payé le 30^e jour suivant l’exécution de la prestation (avec un plafond de 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cela est expressément convenu) ;
• les modalités et le taux des pénalités de retard, et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement ;
• les conditions d’escompte si elles sont proposées.

Vous pouvez y ajouter librement d’autres clauses : mode de paiement, garantie commerciale, confidentialité, protection des données, résiliation, force majeure. Voir aussi Facturer sa première mission.

Attention : un professionnel peut être traité comme un consommateur

La fiche apporte une nuance importante : un client professionnel peut être assimilé à un consommateur s’il remplit trois conditions à la fois : une entreprise de 5 salariés au maximum, une prestation qui n’entre pas dans le cadre de son activité principale, et un contrat conclu à distance ou hors établissement (salons, foires…). Dans ce cas, ce sont les mentions obligatoires applicables aux clients particuliers qui s’imposent, et non celles des relations entre professionnels.

Pourquoi cela vous concerne : les petites entreprises qui confient une mission à un étudiant, par exemple un artisan pour son site vitrine, peuvent remplir ces conditions. Les obligations d’information sont alors plus nombreuses (caractéristiques du service, prix, délais, informations sur le professionnel, garanties légales, possibilité de recourir à un médiateur de la consommation, assurance de responsabilité professionnelle, etc.). Pour un contrat de prestation à distance avec une très petite entreprise, faites relire vos CGV par un professionnel du droit.

Le bon de commande du client

Lorsque le client établit un bon de commande, son numéro doit apparaître sur votre facture (Service-Public, fiche « Mentions obligatoires sur une facture », vérifiée le 11 août 2026). Un bon de commande signé est aussi une trace utile du périmètre convenu. La fiche sur les documents commerciaux précise sa durée de conservation : un bon de commande à usage commercial se conserve 5 ans, un bon de commande utilisé comme pièce comptable, 10 ans.

Combien de temps conserver chaque document

Source : Service-Public Entreprendre, fiche des documents commerciaux (vérifiée le 8 décembre 2025). Dans le doute, gardez tout 10 ans : un dossier de mission par client, avec le devis, le cahier des charges validé, les échanges de validation des jalons, la facture et la preuve du paiement.

Le déroulé documentaire d’une mission étudiante

1. Devis : périmètre, jours-homme, prix, calendrier, paiement, cession de droits (voir notre guide).
2. Bon pour accord du client, éventuellement avec son bon de commande : c’est le jalon 1.
3. Comptes rendus de jalons écrits : jalon 2 et jalon 3 (voir notre guide).
4. Facture conforme, avec les mentions obligatoires.
5. Classement du dossier et inscription de l’encaissement au livre des recettes (voir notre guide).

Questions fréquentes

Dois-je faire un devis pour une mission de quelques jours ?

Ce n’est pas obligatoire dans la plupart des activités de services, mais c’est fortement recommandé : il fixe le périmètre et le prix.

Faut-il des CGV pour travailler avec une entreprise ?

Pas entre professionnels. Si vous en avez, vous devez les communiquer à un client professionnel qui les demande.

Que se passe-t-il si mon client est une très petite entreprise ?

Elle peut être assimilée à un consommateur si elle a 5 salariés au plus, si la prestation n’entre pas dans son activité principale et si le contrat est conclu à distance : les règles pour les particuliers s’appliquent alors.

Combien de temps garder un devis ou un contrat ?

Les contrats et la correspondance commerciale se conservent 5 ans ; une facture, 10 ans.

Où trouver un modèle ?

Service-Public renvoie à des fiches détaillées ; nos guides donnent les mentions à prévoir. Faites relire vos documents pour un enjeu important.